Положення про ініціативну групу з підготовки реформи управління СТ «Озерний-3»

ЗАТВЕРДЖЕНО

Загальними зборами членів
Садового товариства «Озерний-3»

Протокол № _____
від «» ______________ 20 року

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає мету, завдання, склад, структуру, права, обов’язки та порядок роботи Ініціативної групи з підготовки реформи управління Садовим товариством «Озерний-3», далі — Ініціативна група.

1.2. Ініціативна група є добровільним тимчасовим об’єднанням членів СТ «Озерний-3», створеним для:

• аналізу стану управління товариством;
• підготовки пропозицій щодо вдосконалення його діяльності;
• розроблення проєктів внутрішніх документів;
• підготовки програми розвитку товариства;
• сприяння підготовці та проведенню Загальних зборів.

1.3. Ініціативна група діє відповідно до:

• законодавства України;
• Статуту СТ «Озерний-3»;
• цього Положення;
• рішень Загальних зборів;
• інших внутрішніх документів товариства.

1.4. Ініціативна група не є органом управління, виконавчим, контрольним чи представницьким органом товариства.

1.5. Ініціативна група не підміняє:

• Загальні збори;
• Правління;
• Голову Правління;
• Ревізійну комісію;
• уповноважених;
• інші органи та посадових осіб товариства.

1.6. Ініціативна група не має права:

• приймати обов’язкові для членів товариства рішення;
• розпоряджатися майном або коштами товариства;
• укладати договори від імені товариства;
• давати обов’язкові доручення членам Правління або працівникам;
• представляти товариство перед третіми особами без належного уповноваження;
• втручатися в поточну господарську діяльність органів управління.

1.7. Усі пропозиції, висновки, програми та проєкти документів Ініціативної групи мають рекомендаційний характер і підлягають розгляду органом, до компетенції якого належить відповідне питання.

1.8. Діяльність Ініціативної групи не спрямована на переслідування колишніх або чинних посадових осіб, підтримку окремих кандидатів чи створення протистояння між членами товариства.

2. Мета діяльності

2.1. Основною метою Ініціативної групи є підготовка обґрунтованої програми вдосконалення системи управління СТ «Озерний-3».

2.2. Програма реформування повинна бути спрямована на:

• розподіл відповідальності;
• колегіальне прийняття рішень;
• прозорість управління;
• фінансову дисципліну;
• збереження та розвиток інфраструктури;
• належне документування діяльності;
• підвищення участі членів товариства в управлінні;
• захист прав та законних інтересів членів товариства.

3. Основні завдання

3.1. Ініціативна група виконує такі завдання:

• аналізує чинний Статут та внутрішні документи;
• аналізує наявну систему управління;
• визначає основні організаційні, правові, фінансові та технічні проблеми;
• готує пропозиції щодо нової структури управління;
• розробляє проєкти положень, правил і регламентів;
• готує пропозиції до нової редакції Статуту;
• формує програму розвитку товариства;
• готує пропозиції щодо першочергових і довгострокових робіт;
• збирає та систематизує пропозиції членів товариства;
• організовує громадське обговорення проєктів;
• сприяє підготовці Загальних зборів;
• готує інформаційні матеріали для членів товариства;
• готує пропозиції щодо кандидатів до органів управління без надання їм обов’язкового або виключного статусу;
• передає підготовлені матеріали Правлінню та Загальним зборам.

4. Принципи діяльності

4.1. Діяльність Ініціативної групи ґрунтується на принципах:

• законності;
• добровільності;
• відкритості;
• добросовісності;
• колегіальності;
• рівності учасників;
• поваги до різних позицій;
• обґрунтованості пропозицій;
• документального оформлення результатів;
• персональної відповідальності за взяті на себе завдання;
• недопущення конфлікту інтересів;
• захисту персональних даних;
• орієнтації на інтереси всього товариства.

4.2. Розбіжності між учасниками вирішуються шляхом обговорення та голосування.

4.3. Наявність окремої думки учасника не може бути підставою для його переслідування або необґрунтованого виключення з Ініціативної групи.

5. Формування Ініціативної групи

5.1. До складу Ініціативної групи можуть входити члени СТ «Озерний-3», які:

• добровільно погодилися брати участь у роботі;
• підтримують мету її створення;
• готові виконувати конкретні завдання;
• зобов’язуються дотримуватися цього Положення.

5.2. Кількісний склад Ініціативної групи не обмежується, якщо інше не встановлено рішенням Загальних зборів.

5.3. Включення нового учасника здійснюється за його заявою та рішенням Ініціативної групи.

5.4. До роботи можуть залучатися члени сімей членів товариства, фахівці, консультанти та інші особи, які мають необхідні знання або досвід.

5.5. Залучені особи:

• не набувають статусу члена Ініціативної групи автоматично;
• беруть участь у роботі з правом дорадчого голосу;
• не можуть голосувати з організаційних питань, якщо інше не вирішено Ініціативною групою.

5.6. Актуальний склад Ініціативної групи оформлюється окремим переліком із зазначенням:

• прізвища, ім’я та по батькові;
• номера земельної ділянки;
• контактних даних;
• напряму роботи;
• дати включення до складу.

6. Організаційна структура

6.1. Для організації роботи Ініціативна група визначає:

• керівника Ініціативної групи;
• секретаря;
• відповідальних за окремі напрями;
• робочі підгрупи за потреби.

6.2. Розподіл напрямів здійснюється рішенням Ініціативної групи.

6.3. Розподіл напрямів не створює посад у структурі органів управління товариства.

6.4. Відповідальний за напрям:

• організовує роботу за відповідною тематикою;
• збирає та аналізує інформацію;
• готує проєкти документів;
• залучає до роботи інших учасників;
• звітує про виконання завдань;
• подає підготовлені матеріали на колективний розгляд.

7. Керівник Ініціативної групи

7.1. Керівник Ініціативної групи обирається її учасниками відкритим голосуванням.

7.2. Керівник:

• організовує роботу Ініціативної групи;
• скликає та проводить засідання;
• формує проєкт порядку денного;
• координує роботу відповідальних за напрями;
• контролює виконання прийнятих рішень;
• організовує підготовку програми розвитку;
• забезпечує передачу матеріалів Правлінню та Загальним зборам;
• представляє позицію Ініціативної групи в межах наданих нею повноважень;
• підписує протоколи та підготовлені супровідні документи.

7.3. Керівник не має права одноосібно змінювати затверджені Ініціативною групою проєкти, висновки або рішення.

7.4. За відсутності керівника його функції виконує учасник, визначений рішенням Ініціативної групи.

8. Секретар Ініціативної групи

8.1. Секретар обирається з числа учасників Ініціативної групи.

8.2. Секретар:

• повідомляє учасників про засідання;
• веде протоколи;
• реєструє підготовлені документи;
• формує перелік доручень;
• контролює строки виконання;
• зберігає матеріали та електронний архів;
• організовує поширення погодженої інформації;
• веде актуальний перелік учасників.

9. Напрями роботи

9.1. Правовий напрям

Відповідальний за правовий напрям:

• аналізує Статут;
• готує проєкти змін до Статуту;
• розробляє внутрішні положення, правила та регламенти;
• аналізує відповідність проєктів законодавству;
• готує пропозиції щодо реєстраційних та організаційно-правових питань;
• формує програму змін за правовим напрямом.

9.2. Фінансовий напрям

Відповідальний за фінансовий напрям:

• аналізує доходи та витрати;
• готує пропозиції щодо бюджету;
• аналізує систему внесків і платежів;
• готує пропозиції щодо фінансової звітності;
• розробляє механізми фінансової прозорості;
• аналізує податкові й облікові питання;
• формує програму змін за фінансовим напрямом.

9.3. Електропостачання

Відповідальний за напрям:

• аналізує стан трансформаторних підстанцій;
• аналізує стан ліній електропередачі;
• готує реєстр споживачів;
• готує баланс потужності;
• аналізує розподіл навантаження;
• готує пропозиції щодо ремонтів і модернізації;
• формує програму розвитку електричного господарства.

9.4. Водопостачання та система поливу

Відповідальний за напрям:

• аналізує стан насосної станції;
• аналізує технічний стан трубопроводів і обладнання;
• готує паспорт системи;
• готує пропозиції щодо графіків поливу;
• аналізує витрати на експлуатацію;
• визначає правові та технічні питання водозабору;
• формує програму розвитку системи.

9.5. Благоустрій, дороги та території загального користування

Відповідальний за напрям:

• аналізує стан доріг;
• готує пропозиції щодо ремонту;
• аналізує стан обочин, кюветів і водовідведення;
• готує пропозиції щодо освітлення;
• аналізує стан воріт, охорони та відеоспостереження;
• готує пропозиції щодо утримання територій загального користування;
• опрацьовує питання занедбаних ділянок;
• формує програму розвитку напряму.

9.6. Відходи та екологічні питання

Відповідальний за напрям:

• аналізує систему збирання і вивезення відходів;
• готує пропозиції щодо контейнерних майданчиків;
• опрацьовує порядок поводження з рослинними, будівельними та великогабаритними відходами;
• аналізує екологічні ризики;
• готує пропозиції щодо ліквідації стихійних звалищ;
• формує програму розвитку напряму.

9.7. Комунікації та інформаційна робота

Відповідальний за напрям:

• організовує інформування членів товариства;
• готує оголошення й інформаційні повідомлення;
• організовує громадське обговорення проєктів;
• забезпечує роботу офіційних груп і чатів;
• сприяє розвитку сайту товариства;
• збирає пропозиції та зауваження;
• готує програму розвитку комунікацій.

9.8. Рішенням Ініціативної групи можуть створюватися інші напрями або об’єднуватися наявні.

10. Порядок роботи

10.1. Основною формою роботи Ініціативної групи є засідання.

10.2. Засідання проводяться у міру необхідності, але під час активної підготовки документів — рекомендовано не рідше одного разу на два тижні.

10.3. Засідання можуть проводитися:

• очно;
• дистанційно;
• у змішаній формі.

10.4. Засідання скликається:

• керівником;
• на вимогу не менш як третини учасників;
• за рішенням попереднього засідання.

10.5. Учасники завчасно отримують:

• дату й час засідання;
• проєкт порядку денного;
• наявні проєкти документів;
• матеріали для розгляду.

10.6. У невідкладних випадках засідання може проводитися без дотримання загального строку повідомлення.

11. Прийняття рішень

11.1. Ініціативна група прагне приймати рішення шляхом досягнення згоди.

11.2. Якщо згоди не досягнуто, рішення приймається простою більшістю голосів учасників, які беруть участь у засіданні.

11.3. Кожен учасник має один голос.

11.4. Передача голосу іншій особі не допускається.

11.5. За рівності голосів рішення вважається неприйнятим і може бути повторно винесене на розгляд після доопрацювання.

11.6. Учасник має право подати окрему думку, яка додається до протоколу.

11.7. Рішення Ініціативної групи не створюють юридичних обов’язків для органів управління та членів товариства.

12. Протокол засідання

12.1. Кожне засідання оформлюється протоколом.

12.2. У протоколі зазначаються:

• дата, час і форма проведення;
• перелік присутніх;
• порядок денний;
• короткий зміст обговорення;
• внесені пропозиції;
• результати голосування;
• прийняті рішення;
• визначені завдання;
• відповідальні особи;
• строки виконання.

12.3. Протокол підписують керівник і секретар.

12.4. Протокол оформлюється не пізніше п’яти робочих днів після засідання.

12.5. Протоколи та додані матеріали зберігаються в паперовому та/або електронному архіві.

13. Документи, що готуються Ініціативною групою

13.1. Ініціативна група може готувати:

• програму розвитку товариства;
• пропозиції щодо структури управління;
• проєкт нової редакції Статуту;
• Положення про Правління;
• Положення про уповноважених;
• Положення про Ревізійну комісію;
• Регламент Загальних зборів;
• Правила внутрішнього розпорядку та проживання;
• Положення про порядок фіксації порушень;
• фінансове положення;
• положення та правила користування інженерними системами;
• паспорт системи водопостачання та поливу;
• документи щодо електричного господарства;
• план роботи нового Правління на перші сто днів;
• проєкт бюджету;
• програми ремонту доріг;
• програми модернізації інженерних мереж;
• інші документи, необхідні для реформування та розвитку товариства.

13.2. Кожен проєкт перед поданням органам управління проходить внутрішнє обговорення.

13.3. За потреби проєкти можуть передаватися для правової, технічної, фінансової або іншої професійної перевірки.

14. Права учасників

14.1. Учасник Ініціативної групи має право:

• брати участь у засіданнях;
• отримувати матеріали;
• вносити пропозиції;
• ініціювати розгляд питань;
• брати участь у розробленні документів;
• отримувати допомогу інших учасників;
• залучати фахівців за погодженням;
• висловлювати окрему думку;
• відмовитися від конкретного завдання, завчасно повідомивши про це;
• вийти зі складу Ініціативної групи.

14.2. Учасник має право отримувати від органів управління інформацію, необхідну для виконання завдань, у межах, дозволених Статутом, рішеннями органів управління та законодавством.

14.3. Право на інформацію не поширюється на персональні дані та інформацію з обмеженим доступом без належної правової підстави.

15. Обов’язки учасників

15.1. Учасник Ініціативної групи зобов’язаний:

• діяти добросовісно;
• дотримуватися законодавства та Статуту;
• виконувати прийняті на себе завдання;
• дотримуватися погоджених строків;
• брати участь у засіданнях або повідомляти про відсутність;
• інформувати про хід виконання робіт;
• зберігати отримані документи;
• не поширювати персональні дані;
• повідомляти про конфлікт інтересів;
• не використовувати роботу Ініціативної групи для особистої політичної, майнової або комерційної вигоди;
• поважати інших учасників і членів товариства;
• діяти в інтересах усього товариства.

16. Взаємодія з органами управління

16.1. Ініціативна група взаємодіє з Правлінням, Головою Правління, Ревізійною комісією, уповноваженими та іншими органами товариства виключно в межах їх компетенції.

16.2. Ініціативна група має право:

• направляти письмові пропозиції;
• передавати проєкти документів;
• просити надати необхідну інформацію;
• пропонувати проведення спільних обговорень;
• брати участь у засіданнях Правління за запрошенням;
• представляти матеріали на Загальних зборах.

16.3. Передача пропозиції не зобов’язує Правління або Загальні збори її підтримувати.

16.4. У разі відхилення суттєвої пропозиції Ініціативна група може просити надати мотивовану відповідь.

16.5. Після обрання нового складу Правління напрацьовані матеріали передаються йому за актом або відповідним переліком.

17. Інформаційна відкритість

17.1. Ініціативна група забезпечує регулярне інформування членів товариства про:

• напрями роботи;
• підготовлені проєкти;
• етапи обговорення;
• прийняті рекомендації;
• заплановані зустрічі;
• передачу документів органам управління.

17.2. Інформація може поширюватися:

• через офіційний чат;
• на інформаційному стенді;
• на сайті товариства;
• під час зустрічей;
• електронною поштою;
• іншими доступними способами.

17.3. Від імені Ініціативної групи оприлюднюється лише інформація, погоджена групою або уповноваженою нею особою.

17.4. Не допускається оприлюднення:

• персональних даних без правової підстави;
• неперевірених звинувачень;
• образливих матеріалів;
• конфіденційних документів;
• інформації, що може завдати необґрунтованої шкоди товариству або його членам.

18. Припинення участі

18.1. Участь в Ініціативній групі припиняється:

• за особистою заявою;
• у разі припинення членства в товаристві;
• у разі смерті;
• за рішенням Ініціативної групи у випадку систематичного порушення цього Положення;
• в інших передбачених законодавством випадках.

18.2. Перед прийняттям рішення про виключення учаснику надається можливість надати пояснення.

18.3. Рішення про виключення приймається не менш як двома третинами голосів учасників, присутніх на засіданні.

18.4. Особа, участь якої припинено, повинна передати підготовлені матеріали, документи та засоби доступу, отримані у зв’язку з діяльністю Ініціативної групи.

19. Припинення діяльності Ініціативної групи

19.1. Ініціативна група є тимчасовим об’єднанням.

19.2. Її діяльність може бути припинена:

• після виконання визначених завдань;
• після передачі підготовлених матеріалів новообраному Правлінню;
• за рішенням Загальних зборів;
• за рішенням самої Ініціативної групи;
• у разі фактичної неможливості продовження роботи.

19.3. Перед припиненням діяльності складається підсумковий звіт.

19.4. Підсумковий звіт повинен містити:

• перелік виконаних завдань;
• перелік підготовлених документів;
• перелік незавершених робіт;
• рекомендації новому Правлінню;
• відомості про передачу документів та архіву.

19.5. Після припинення діяльності документи Ініціативної групи передаються Правлінню або до архіву товариства.

20. Фінансування діяльності

20.1. Участь в Ініціативній групі здійснюється на громадських засадах і не оплачується, якщо інше не встановлено рішенням Загальних зборів.

20.2. Ініціативна група не має власного бюджету та не здійснює самостійного збору коштів від імені товариства.

20.3. Необхідні витрати на залучення фахівців, друк документів, проведення обстежень або інші роботи можуть здійснюватися лише:

• за рішенням уповноваженого органу товариства;
• у межах затвердженого бюджету;
• на підставі належних фінансових документів.

20.4. Добровільне фінансування окремих робіт допускається лише за умови його прозорого оформлення та відсутності порушень законодавства.

21. Конфлікт інтересів

21.1. Учасник зобов’язаний повідомити про наявність приватного інтересу щодо питання, яке розглядається.

21.2. Учасник із конфліктом інтересів не бере участі у голосуванні з відповідного питання.

21.3. Інформація про конфлікт інтересів зазначається у протоколі.

21.4. Участь особи у підготовці документів не може використовуватися для створення переваг:

• їй особисто;
• членам її сім’ї;
• пов’язаним особам;
• підприємствам або підрядникам, з якими вона має відносини.

22. Прикінцеві положення

22.1. Це Положення набирає чинності з дня його затвердження Загальними зборами, якщо відповідним рішенням не встановлено інший строк.

22.2. Зміни та доповнення до цього Положення затверджуються Загальними зборами.

22.3. Якщо окреме питання не врегульовано цим Положенням, застосовуються норми законодавства України, Статуту та рішення Загальних зборів.

22.4. У разі суперечності між цим Положенням і Статутом застосовуються положення Статуту.

22.5. Це Положення є внутрішнім документом СТ «Озерний-3».

ДОДАТОК №1

Склад Ініціативної групи

ДОДАТОК №2

Орієнтовний перелік документів і стан їх підготовки

ДОДАТОК №3

Типова форма протоколу засідання

ПРОТОКОЛ № _____

засідання Ініціативної групи СТ «Озерний-3»

Дата: __________________________________

Час: ___________________________________

Форма проведення: _______________________

Присутні:

Порядок денний

Розгляд питань

Питання 1

Слухали:

Пропозиції:

Результати голосування:

«за» — _______;

«проти» — _______;

«утрималися» — _______.

Вирішили:

Відповідальний: _____________________________________________

Строк виконання: ____________________________________________

Доручення

Керівник Ініціативної групи:

________________________ / ________________________

Секретар:

________________________ / ________________________