Положення про уповноважених СТ «Озерний-3»

ЗАТВЕРДЖЕНО

Загальними зборами членів
Садового товариства «Озерний-3»

Протокол № _____
від «» ______________ 20 року

про уповноважених СТ «Озерний-3»

1. Загальні положення

1.1. Це Положення визначає статус, порядок набуття та припинення повноважень уповноважених, їх права, обов'язки, порядок представництва інтересів членів СТ «Озерний-3», а також особливості участі уповноважених у роботі Загальних зборів.

1.2. Положення розроблене відповідно до Цивільного кодексу України, Закону України «Про кооперацію», Статуту СТ «Озерний-3» та інших нормативно-правових актів України.

1.3. Уповноважені є представниками членів товариства виключно в межах повноважень, наданих їм письмовими довіреностями.

1.4. Уповноважений не є органом управління товариства та не набуває самостійних управлінських повноважень, крім тих, що прямо передбачені Статутом, цим Положенням та виданими йому довіреностями.

1.5. Діяльність уповноважених ґрунтується на принципах:

• законності;
• добровільності;
• відкритості;
• добросовісності;
• рівності членів товариства;
• персональної відповідальності;
• представництва виключно на підставі довіреності.

1.6. Жоден член товариства не може бути примусово закріплений за певним уповноваженим.

1.7. Кожен член товариства самостійно визначає:

• чи брати особисту участь у Загальних зборах;
• чи передати свої повноваження представнику;
• кого саме визначити своїм уповноваженим.

2. Статус уповноваженого

2.1. Уповноваженим може бути лише член СТ «Озерний-3».

2.2. Повноваження уповноваженого виникають після:

• отримання письмової довіреності від одного або кількох членів товариства;
• реєстрації таких довіреностей Правлінням;
• внесення уповноваженого до Реєстру уповноважених.

2.3. Один уповноважений може представляти будь-яку кількість членів товариства, якщо інше не встановлено Статутом або рішенням Загальних зборів.

2.4. Члени товариства, яких представляє уповноважений, не обмежуються місцем проживання, номером вулиці, кварталом, сектором або іншим територіальним принципом.

2.5. Уповноважений здійснює свої повноваження безоплатно, якщо інше не буде встановлено рішенням Загальних зборів.

3. Набуття повноважень

3.1. Член товариства має право видати письмову довіреність будь-якому члену товариства, якому він довіряє представляти свої інтереси.

3.2. Довіреність оформлюється за формою, затвердженою Правлінням.

3.3. Підпис довірителя посвідчується:

Головою товариства;

• або двома членами Правління;
• або іншими особами, визначеними рішенням Правління.

3.4. Після перевірки довіреності Правління реєструє її у Журналі реєстрації довіреностей.

3.5. Одночасно уповноважений включається до Реєстру уповноважених.

3.6. Правління не має права безпідставно відмовити у реєстрації довіреності, якщо вона оформлена відповідно до цього Положення.

3.7. У разі виявлення недоліків у довіреності Правління письмово повідомляє заявника про необхідність їх усунення.

4. Представництво за довіреністю

4.1. Член товариства має право доручити представництво своїх інтересів:

• іншому члену товариства;
• члену своєї сім'ї;
• родичу;
• уповноваженому.

4.2. Представник має право:

• брати участь у Загальних зборах;
• виступати з питань порядку денного;
• голосувати в межах наданих повноважень;
• підписувати документи, пов'язані з участю у зборах.

4.3. Довіреність може бути:

• безстроковою;
• строковою;
• виданою для участі в одному конкретному Загальному зібранні.

4.4. Член товариства має право у будь-який час відкликати довіреність шляхом подання письмової заяви до Правління.

4.5. Після реєстрації відкликання довіреність втрачає чинність.

4.6. Один член товариства може видати лише одну чинну довіреність на представництво свого голосу.

4.7. Якщо оформлено декілька довіреностей, чинною вважається остання зареєстрована Правлінням.

5. Реєстр уповноважених

5.1. Правління веде Реєстр уповноважених СТ «Озерний-3».

5.2. Реєстр ведеться в паперовій та/або електронній формі.

5.3. До Реєстру включаються:

• прізвище, ім'я та по батькові уповноваженого;
• номер земельної ділянки;
• дата реєстрації;
• кількість чинних довіреностей;
• примітки щодо припинення або зміни повноважень.

5.4. Реєстр ведеться виключно для організації діяльності товариства та не є документом, що підтверджує право власності чи членство.

5.5. Правління забезпечує своєчасне внесення змін до Реєстру.

5.6. Після відкликання або припинення дії довіреності інформація в Реєстрі оновлюється не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів.

5.7. Перед проведенням Загальних зборів Правління формує перелік чинних уповноважених із зазначенням кількості голосів, які вони представляють.

5.8. Реєстр є службовим документом товариства. Ознайомлення з ним здійснюється відповідно до Статуту та рішень Правління з дотриманням вимог законодавства щодо захисту персональних даних.

6. Права уповноваженого

6.1. Уповноважений має право представляти інтереси членів товариства, які видали йому чинні письмові довіреності.

6.2. У межах наданих повноважень уповноважений має право:

• брати участь у Загальних зборах;
• брати участь в обговоренні питань порядку денного;
• вносити пропозиції;
• ставити запитання посадовим особам товариства;
• голосувати від імені довірителів;
• отримувати інформаційні матеріали, необхідні для підготовки до Загальних зборів;
• знайомитися з проєктами рішень;
• висловлювати окрему думку щодо прийнятих рішень.

6.3. Кількість голосів уповноваженого дорівнює кількості членів товариства, які надали йому чинні довіреності.

6.4. Уповноважений має право представляти також власний голос як член товариства.

6.5. Правління не має права обмежувати діяльність уповноваженого, якщо вона здійснюється відповідно до Статуту та цього Положення.

7. Обов'язки уповноваженого

7.1. Уповноважений зобов'язаний діяти добросовісно та виключно в інтересах своїх довірителів.

7.2. Уповноважений не має права використовувати свої повноваження в особистих цілях або в інтересах третіх осіб.

7.3. Уповноважений зобов'язаний:

• ознайомитися з матеріалами Загальних зборів;
• довести до відома своїх довірителів порядок денний;
• за можливості отримати їхню позицію щодо питань голосування;
• брати участь у роботі зборів особисто;
• виконувати вимоги цього Положення.

7.4. Після проведення Загальних зборів уповноважений повинен на прохання довірителя надати інформацію про результати розгляду питань порядку денного та прийняті рішення.

7.5. Уповноважений зобов'язаний повідомити Правління про зміну своїх контактних даних.

7.6. У разі втрати чинності всіх довіреностей уповноважений письмово повідомляє про це Правління.

8. Взаємодія з членами товариства

8.1. Відносини між уповноваженим та членом товариства ґрунтуються виключно на добровільності.

8.2. Жоден член товариства не може бути примушений до видачі довіреності будь-якій особі.

8.3. Кожен член товариства має право:

• особисто брати участь у Загальних зборах;
• змінити свого уповноваженого;
• відкликати довіреність;
• отримувати інформацію про її реєстрацію.

8.4. Видача довіреності не обмежує право члена товариства особисто брати участь у Загальних зборах.

8.5. Якщо член товариства особисто прибув на Загальні збори та зареєструвався для участі, дія довіреності на час цих зборів автоматично зупиняється.

8.6. У такому випадку голосування здійснюється особисто членом товариства.

9. Проведення Загальних зборів за участю уповноважених

9.1. Загальні збори можуть проводитися:

• за особистої участі членів товариства;
• у формі зборів уповноважених у випадках, передбачених Статутом;
• у змішаній формі.

9.2. Перед початком Загальних зборів Правління проводить реєстрацію:

• членів товариства, які прибули особисто;
• уповноважених;
• кількості голосів, які вони представляють.

9.3. Перед початком голосування перевіряється чинність усіх довіреностей.

9.4. Один голос не може бути врахований двічі.

9.5. Якщо член товариства бере участь у Загальних зборах особисто, уповноважений не має права голосувати від його імені.

9.6. У разі виникнення спору щодо представництва перевага надається особистій участі члена товариства.

9.7. Результати голосування визначаються окремо за кожним питанням порядку денного з урахуванням усіх дійсних голосів.

10. Проведення Загальних зборів у змішаній формі

10.1. Загальні збори можуть проводитися у змішаній формі, коли одночасно беруть участь:

• члени товариства особисто;
• уповноважені, які представляють інших членів товариства на підставі чинних довіреностей.

10.2. Усі учасники Загальних зборів користуються однаковими правами щодо участі в обговоренні питань порядку денного.

10.3. Під час реєстрації визначаються:

• члени товариства, які беруть участь особисто;
• уповноважені;
• кількість голосів, яку представляє кожен уповноважений.

10.4. Якщо член товариства, який раніше видав довіреність, особисто зареєструвався для участі у Загальних зборах, його право голосу реалізується виключно особисто.

10.5. На час проведення цих Загальних зборів відповідна довіреність щодо права голосу не застосовується.

10.6. Правління забезпечує ведення єдиного Реєстру учасників Загальних зборів, який виключає можливість подвійного врахування голосів.

11. Кворум

11.1. Кворум Загальних зборів визначається відповідно до вимог Статуту.

11.2. Під час визначення кворуму враховуються:

• члени товариства, які беруть участь особисто;
• члени товариства, інтереси яких представляють уповноважені за чинними довіреностями.

11.3. Один член товариства враховується під час визначення кворуму лише один раз.

11.4. Якщо член товариства бере участь особисто, його участь через уповноваженого не враховується.

11.5. Остаточне рішення щодо наявності кворуму приймається Головою Загальних зборів після завершення реєстрації учасників.

12. Порядок голосування

12.1. Голосування здійснюється відповідно до вимог Статуту та цього Положення.

12.2. Уповноважений голосує виключно в межах кількості чинних довіреностей, зареєстрованих Правлінням.

12.3. Власний голос уповноваженого як члена товариства враховується окремо від голосів його довірителів.

12.4. Голосування може проводитися:

• відкрито;
• таємно, якщо це передбачено Статутом або рішенням Загальних зборів.

12.5. Підрахунок голосів здійснюється Лічильною комісією або іншою комісією, визначеною Загальними зборами.

12.6. У разі виявлення недійсної або відкликаної довіреності відповідний голос не враховується.

12.7. Якщо після початку голосування буде встановлено подвійне представництво одного члена товариства, враховується лише його особистий голос.

12.8. Усі сумнівні питання щодо підрахунку голосів вирішуються Загальними зборами шляхом процедурного голосування.

13. Оформлення протоколу

13.1. За результатами Загальних зборів складається протокол.

13.2. У протоколі зазначаються:

• дата та місце проведення;
• форма проведення зборів;
• кількість членів товариства;
• кількість зареєстрованих учасників;
• кількість уповноважених;
• кількість голосів, представлених за довіреностями;
• інформація про кворум;
• порядок денний;
• результати голосування;
• прийняті рішення.

13.3. До протоколу додаються:

• Реєстр учасників Загальних зборів;
• перелік уповноважених;
• перелік чинних довіреностей або витяг із Реєстру довіреностей;
• інші документи, що підтверджують результати голосування.

13.4. Протокол підписують:

• Голова Загальних зборів;
• секретар Загальних зборів.

13.5. У випадках, передбачених рішенням Загальних зборів, протокол може також підписуватися членами Лічильної комісії.

14. Припинення повноважень уповноваженого

14.1. Повноваження уповноваженого припиняються у разі:

• відкликання всіх довіреностей;
• припинення членства в товаристві;
• особистої письмової відмови від виконання обов'язків;
• смерті;
• визнання особи недієздатною або обмежено дієздатною відповідно до рішення суду;
• інших випадків, передбачених законодавством України.

14.2. Припинення повноважень оформлюється рішенням Правління шляхом внесення відповідних змін до Реєстру уповноважених.

14.3. Припинення повноважень одного уповноваженого не впливає на права інших уповноважених.

14.4. Член товариства після припинення повноважень свого уповноваженого має право:

• брати участь у Загальних зборах особисто;
• оформити нову довіреність іншому уповноваженому.

15. Прикінцеві положення

15.1. Це Положення затверджується Загальними зборами СТ «Озерний-3» та набирає чинності з дня його затвердження, якщо інше не визначено рішенням Загальних зборів.

15.2. Усі питання, не врегульовані цим Положенням, вирішуються відповідно до:

• законодавства України;
• Статуту СТ «Озерний-3»;
• рішень Загальних зборів.

15.3. У разі внесення змін до законодавства або Статуту Правління забезпечує підготовку пропозицій щодо приведення цього Положення у відповідність до нових вимог.

15.4. Зміни та доповнення до цього Положення затверджуються Загальними зборами.

15.5. Це Положення є невід'ємною частиною системи внутрішніх нормативних документів СТ «Озерний-3».

Додаток №1

до Положення про уповноважених СТ «Озерний-3»

РЕЄСТР УЧАСНИКІВ ЗАГАЛЬНИХ ЗБОРІВ

Дата проведення: _______________________

Місце проведення: ______________________

Форма проведення:

☐ Загальні збори

☐ Збори уповноважених

☐ Змішана форма

I. Члени товариства, які беруть участь особисто

Усього особисто зареєстровано:

__________ членів товариства.

II. Уповноважені

Пояснення

Якщо уповноважений має:

12 довіреностей;

і сам є членом товариства,

то запис буде:

Довіреностей — 12

Власний голос — 1

Разом голосів — 13

III. Підсумок реєстрації

Особиста участь:

__________ голосів

Представництво через уповноважених:

__________ голосів

Загальна кількість голосів, що беруть участь у зборах:

Кворум:

☐ є

☐ відсутній

IV. Особливі відмітки

V. Підписи

Реєстрацію провели:

Голова Правління

Секретар

Член Правління

Дата

ДОДАТОК №2

до Положення про уповноважених СТ «Озерний-3»

ТИПОВА ФОРМА ДОВІРЕНОСТІ

на представництво інтересів члена СТ «Озерний-3»

Місце складання: ___________________________________________

Дата складання: «» __________________ 20 року

Я, ____________________________________________________________,

член Садівничого товариства «Озерний-3»,

номер земельної ділянки: _____________________________________,

контактний номер телефону: ___________________________________,

далі — Довіритель, цією довіреністю уповноважую

_______________________________________________________________,

номер земельної ділянки в СТ «Озерний-3»: ______________________,

контактний номер телефону: ___________________________________,

далі — Уповноважений, представляти мої інтереси як члена СТ «Озерний-3» у порядку та межах, визначених Статутом СТ «Озерний-3», Положенням про уповноважених СТ «Озерний-3» та цією довіреністю.

1. Надані повноваження

Уповноваженому надається право:

1.1. Представляти мене на Загальних зборах членів СТ «Озерний-3», Зборах уповноважених та Загальних зборах, що проводяться у змішаній формі.

1.2. Реєструватися від мого імені для участі у відповідних зборах.

1.3. Отримувати порядок денний, проєкти рішень та інші матеріали, підготовлені до проведення зборів.

1.4. Брати участь в обговоренні питань порядку денного.

1.5. Вносити від мого імені пропозиції, зауваження та процедурні пропозиції.

1.6. Ставити запитання Голові товариства, членам Правління, Ревізійній комісії, членам робочих та лічильних комісій, доповідачам та іншим учасникам зборів.

1.7. Голосувати від мого імені з усіх питань затвердженого порядку денного.

1.8. Підписувати реєстраційні документи, бюлетені, списки учасників та інші документи, безпосередньо пов’язані з участю у зборах і реалізацією мого права голосу.

1.9. Отримувати інформацію про результати голосування та рішення, прийняті зборами.

2. Порядок голосування

Обрати один із варіантів:

☐ Уповноважений голосує на власний розсуд, виходячи з обставин, обговорення та інтересів Довірителя.

☐ Уповноважений голосує відповідно до письмових вказівок Довірителя, що передаються Уповноваженому окремо.

☐ Уповноважений голосує відповідно до таких вказівок:

У разі відсутності письмової вказівки щодо окремого питання Уповноважений:

☐ має право голосувати на власний розсуд;

☐ зобов’язаний утриматися від голосування.

3. Строк дії довіреності

Обрати один із варіантів:

☐ Довіреність видана для участі в одних конкретних зборах, що проводяться:

«» __________________ 20 року.

☐ Довіреність діє до «» __________________ 20 року.

☐ Довіреність діє до її відкликання Довірителем, але не довше строку, встановленого Статутом або Положенням про уповноважених.

4. Особиста участь Довірителя

4.1. Видача цієї довіреності не позбавляє Довірителя права особисто брати участь у Загальних зборах.

4.2. Якщо Довіритель особисто прибув на збори та зареєструвався для участі, право голосу реалізується ним особисто.

4.3. У такому разі Уповноважений не має права голосувати від імені Довірителя на цих зборах.

4.4. Один голос члена товариства не може бути врахований двічі.

5. Відкликання довіреності

5.1. Довіритель має право у будь-який час відкликати цю довіреність.

5.2. Відкликання здійснюється шляхом подання до Правління СТ «Озерний-3» письмової заяви.

5.3. Довіреність вважається відкликаною для цілей внутрішнього обліку товариства з моменту реєстрації відповідної заяви Правлінням.

6. Передоручення

Уповноважений:

☐ не має права передавати надані йому повноваження іншій особі;

☐ має право передати повноваження іншому члену СТ «Озерний-3» лише за попередньою письмовою згодою Довірителя та після реєстрації відповідного документа Правлінням.

Якщо окрема відмітка не зроблена, передоручення не допускається.

7. Підтвердження волевиявлення

Зміст цієї довіреності мені зрозумілий.

Довіреність видана добровільно, без примусу та відповідає моєму волевиявленню.

Довіритель

ПІБ: __________________________________________________________

Підпис: _____________________

Дата підписання: «» __________________ 20 року

Уповноважений

З отриманням повноважень ознайомлений та погоджуюся їх виконувати.

ПІБ: __________________________________________________________

Підпис: _____________________

Дата: «» __________________ 20 року

ПОСВІДЧЕННЯ ПІДПИСУ ДОВІРИТЕЛЯ

Підтверджуємо, що підпис на цій довіреності поставлений членом СТ «Озерний-3»

особисто в нашій присутності.

Особа Довірителя та його членство в СТ «Озерний-3» перевірені за наявними у товаристві документами.

Голова СТ «Озерний-3» / уповноважена Правлінням особа:

ПІБ: __________________________________________________________

Підпис: _____________________

Другий член Правління / скарбник / інша уповноважена особа:

ПІБ: __________________________________________________________

Посада: ______________________________________________________

Підпис: _____________________

Дата посвідчення: «» __________________ 20 року

Місце для печатки товариства, за наявності

ВІДМІТКА ПРО РЕЄСТРАЦІЮ

Довіреність зареєстрована в Журналі реєстрації довіреностей СТ «Озерний-3».

Реєстраційний номер: __________________________________________

Дата реєстрації: «» __________________ 20 року

Строк дії: ____________________________________________________

Дані внесено до Реєстру чинних довіреностей:

«» __________________ 20 року.

Відповідальна особа:

ПІБ: __________________________________________________________

Посада: ______________________________________________________

Підпис: _____________________

ВІДМІТКА ПРО ПРИПИНЕННЯ ДІЇ

Підстава припинення:

☐ відкликання Довірителем;

☐ закінчення строку дії;

☐ припинення членства Довірителя;

☐ припинення членства Уповноваженого;

☐ відмова Уповноваженого;

☐ оформлення нової довіреності;

☐ інша підстава: ______________________________________________

Дата припинення дії: «» __________________ 20 року.

Номер документа-підстави: ____________________________________

Відповідальна особа:

ПІБ: __________________________________________________________

Підпис: _____________________

ДОДАТОК №3

до Положення про уповноважених СТ «Озерний-3»

РЕЄСТР ЧИННИХ ДОВІРЕНОСТЕЙ

СТ «Озерний-3»

Реєстр розпочато: «» __________________ 20 року.

Відповідальна за ведення Реєстру особа:

ПІБ: __________________________________________________________

Посада: ______________________________________________________

Рішення Правління про призначення відповідальної особи:

№ __________ від «» __________________ 20 року.

1. Основна таблиця Реєстру

2. Значення окремих граф

«Вид довіреності»

Зазначається один із варіантів:

• на одні конкретні збори;
• строкова;
• до відкликання;
• з письмовими вказівками щодо голосування;
• без окремих вказівок щодо голосування.

«Статус»

Зазначається один із варіантів:

• чинна;
• тимчасово не застосовується у зв’язку з особистою участю Довірителя;
• відкликана;
• строк дії закінчився;
• замінена новою довіреністю;
• припинена у зв’язку з припиненням членства;
• припинена з іншої підстави.

3. Відомості про припинення або зміну довіреності

4. Зведені відомості за уповноваженими

Заповнюються перед проведенням Загальних зборів.

Дата формування відомостей:

«» __________________ 20 року.

Дата проведення зборів:

«» __________________ 20 року.

5. Перевірка відсутності подвійного представництва

Перед початком Загальних зборів відповідальна за реєстрацію особа перевіряє:

• чи не видана одним членом товариства більш ніж одна чинна довіреність;
• чи не припинена довіреність;
• чи не закінчився строк її дії;
• чи не бере Довіритель участь у зборах особисто;
• чи є Уповноважений членом СТ «Озерний-3»;
• чи внесена довіреність до Реєстру;
• чи відповідають дані довіреності даним обліку членів товариства.

За результатами перевірки складається така відмітка:

Станом на «» годину «» хвилин

«» __________________ 20 року

перевірено __________________ довіреностей.

Чинними та такими, що можуть бути враховані під час визначення кворуму і голосування, визнано:

__________________ довіреностей.

Не враховано:

__________________ довіреностей.

Підстави неврахування:

Відповідальна особа:

ПІБ: __________________________________________________________

Посада: ______________________________________________________

Підпис: _____________________

6. Порядок ведення Реєстру

6.1. Реєстр чинних довіреностей ведеться Правлінням СТ «Озерний-3» у паперовій та/або електронній формі.

6.2. Кожній довіреності присвоюється окремий реєстраційний номер.

6.3. Реєстраційні номери присвоюються послідовно в межах календарного року.

Рекомендований формат номера:

Д-/20

де:

• «Д» — довіреність;
• перше числове значення — порядковий номер;
• друге числове значення — рік реєстрації.

6.4. Відомості вносяться до Реєстру після:

• перевірки членства Довірителя;
• перевірки особи Уповноваженого;
• перевірки правильності оформлення довіреності;
• посвідчення підпису Довірителя;
• реєстрації довіреності у Журналі реєстрації.

6.5. Один член товариства може мати лише одну чинну довіреність щодо реалізації свого голосу.

6.6. У разі оформлення нової довіреності попередня довіреність позначається як така, що втратила чинність або замінена новою.

6.7. Відомості про відкликання, закінчення строку або інше припинення довіреності вносяться до Реєстру невідкладно після отримання відповідного документа або встановлення відповідної обставини.

6.8. Записи у паперовому Реєстрі виконуються розбірливо. Виправлення підтверджуються підписом відповідальної особи та датою внесення виправлення.

6.9. Видалення, знищення або несанкціонована заміна записів у Реєстрі не допускаються.

6.10. Довіреності, що втратили чинність, не вилучаються із загального обліку, а переводяться до архівної частини Реєстру із зазначенням підстави та дати припинення.

6.11. Перед кожними Загальними зборами на підставі Реєстру формується актуальний перелік:

• чинних довіреностей;
• уповноважених;
• кількості голосів кожного уповноваженого;
• Довірителів, які беруть участь у зборах особисто.

6.12. Відомості Реєстру використовуються для:

• реєстрації учасників Загальних зборів;
• визначення кворуму;
• визначення кількості голосів уповноважених;
• недопущення подвійного голосування;
• перевірки правильності підрахунку голосів;
• оформлення протоколу Загальних зборів.

7. Закриття Реєстру за календарний рік

Реєстр за 20_____ рік закрито:

«» __________________ 20 року.

Усього протягом року зареєстровано:

__________________ довіреностей.

Із них станом на дату закриття:

чинних — __________________;

відкликаних — __________________;

строк дії яких закінчився — __________________;

замінених новими — __________________;

припинених з інших підстав — __________________.

Відповідальна особа:

ПІБ: __________________________________________________________

Посада: ______________________________________________________

Підпис: _____________________

Голова СТ «Озерний-3»:

ПІБ: __________________________________________________________

Підпис: _____________________

Дата: «» __________________ 20 року.